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「请示汇报」可不是件简单的事儿

核心提示:从下对上的沟通从来就是职场人每天都要面对的工作节点。职场菜鸟战战兢兢,不知从何入手;年资稍长的人面对不同的上司、不同的状况,也需要多加斟酌,未必都能得心应手。

在快消品牌任职销售经理的Lily,对如何跟顶头上司汇报工作苦恼不已。

市场多变,需要跟上司商议的事情颇多,可是上司是大区经理,经常出差巡区,即使在办公室也有不同区域经理前来沟通工作,很难约见;即使见到面,沟通时间短,情况还没充分反映,上司就责难:“这么重要的情况,为何现在才汇报?”“这个问题,你应该先请示再处理的。”

在保险公司做行政主管的Susan每天也是过得提心吊胆,老板是一个完美主义者,交待下来的事情,Susan认为自己已经主动、高效地完成了,可老板却觉得不合心意:“你就不能让我省心一点吗?你没理解我的想法,这不是我想要的结果。”逐渐Susan变得谨小慎微,老板不叫,宁可不做,老板不说,不肯多做。可老板却越发不满,觉得Susan工作不主动,让人操心。

从下对上的沟通从来就是职场人每天都要面对的工作节点。职场菜鸟战战兢兢,不知从何入手;年资稍长的人面对不同的上司、不同的状况,也需要多加斟酌,未必都能得心应手。

我们最好要先去理解上司需要怎样的下属,学会怎么去适应他们,做好沟通。上司希望得到下属的尊重,保持沟通,使上司不是最后一个知道情况的;上司希望下属理解他,能听懂他的语言,特别是话中话;上司希望下属应主动工作,积极配合,有独立的工作能力,也愿意帮助团队成员;上司欣赏有责任感,敢于承担的下属。上下级通过不断的磨合,双方能逐步缔结信任的关系;通过艰苦的项目协同作战,双方能不断积累“战友”的情感。在信任关系的基础上,双方的沟通机制才会逐渐变得顺畅,达成默契。

请示汇报,首先要恰当把握时机

如果问题复杂,需要做出谨慎选择的事情,最好选取上司较为空闲、情绪冷静、心情轻松的时候。如果反映问题或意见,最好是一对一,不要在公开场合张口就说。新发现、市场变动、竞争对手情况、重大事项,应在事前汇报,第一时间请示;老板交待的事情,一定不能忘了及时反馈,哪怕没完成;执行中的项目,也需要定期做过程汇报;工作整体完成后,要及时做结项汇报,上司往往最想知道的是工作成果和经验分享,而下属往往最想倾诉的是工作努力和付出的过程,因此下属汇报工作时,不妨先说结果,然后简述工作要点和心得,如上司追问细节,再把过程娓娓道来,千万不要流水账般自顾自说,结果还没说完,上司已经无兴趣听下去。

广告公司的项目主管Betty正在忙一个大客户项目,上司刚好有空,问她项目进展的情况,Betty可算逮到机会了,一股脑地跟上司吐苦水,说客户如何刁难、供应商如何难以配合,搞得自己每天都加班到很晚。

上司听得皱眉头了,Betty还继续抱怨项目时间如何紧。上司终于忍不住了,一句话挡回去:“大家都很忙,做这行加班是家常便饭,我还有电话会议,就这样吧。”

Betty只顾着说过程,却忘了最重要的事情——向上司要人手去配合完成项目。如果她在上司皱眉头的时候,及时发现,调整话题,就不会失掉了向上司争取资源的机会了。

请示汇报要注意沟通的技巧

请示汇报要注意沟通的技巧,注意沟通场合的气氛,关注上司的情绪变化。事先做好笔记提要,有主题有中心,一事一议,语言简明扼要。切忌词不达意,把领导说急;领导提出意见,不妨虚心接受,不可一再和领导辩驳。

如果反映问题和意见,最好带着解决问题的想法和方案,和上司共同探讨,最好让上司做选择题,而不是填空题。不要问“领导,你看这件事该怎么办”,而要主动说“领导,考虑了两个解决方案,您看哪个比较好”?

上司统管全局,他需要从宏观的角度去考虑和协调问题,有时下属可能不会完全明白,我们应该在阐述完自己的意见之后给上司思考和决策的时间和空间。即使上司不愿采纳你的建议,也应该感谢上司倾听你的意见和建议,让上司感觉到你对工作的热诚和思考能力。

上司做决策前询问下属意见的时候,要多角度分析利弊,概括了解到各方面的可行性;上司一旦做出决策,下属要明确其想法的目的,列出要点,确认和领导想法一致后,再去施行。上司要的高效,是要在保证效果的前提下提高效率。

Rachel是一家游戏公司的HR,最近公司流失率上升,影响到游戏的开发进度,老总忧心不已,召集各部门开会汇报情况,其他部门都在抱怨新员工难以上手、老员工积极性不高,Rachel则准备了提高现有常规福利和员工自选弹性福利两套方案,建议公司做出员工保留决策,提高员工福利待遇。

在汇报时,Rachel从容地分析了游戏公司年轻员工多的特点,继而对两套方案的利弊、市场同行的操作、操作成本做了简要的数据展示。老总在两者之间很快就做出了决策。在施行过程中,Rachel还注意收集员工对自选弹性福利的反响,及时反馈给管理层,持续改进,员工的流失率因此逐步下降,员工队伍保持平稳。

请示汇报还要把握沟通的方式

对项目执行详细的过程分析或结项汇报,可以采取书面报告;简要的情况变化反映或请示,可以口头或者SMS沟通;需要附带资料说明的事项,最好采取邮件汇报。一对一的沟通,口头请示或汇报效率更高;一对多的沟通,最好先口头跟上司或决策者进行沟通后,再进行书面沟通。对于比较重要的事项,书面的请示和回复会更为保险。阅读型的上司喜欢书面汇报,深思熟虑;互动型的上司则乐意面对面沟通,讲究效率。

Seven任职于金融企业的运营部门,政策变动对该企业的运作影响较大,某日一项地方性金融政策出台后,影响到日常操作流程的修改,Seven收集到信息后,和风险部门进行评估后,修改了操作流程。发布前需要领导审核,Seven通过邮件把请示,连同政策资料等发到分管老总的邮箱,却迟迟得不到回复。

Seven一周后见到老总时,问到此事,老总漠然地说:“我不清楚这件事的来龙去脉,怎么可以轻易做出批示?”Seven方恍然大悟,自己遗漏了发送邮件前和老总进行面对面的沟通,进而说明政策影响和流程修改的情况。由此可见,口头沟通是实际操作中必不可少的步骤。

作为下属,敢于担当,敢于作为,敢于为上司排忧解难,才会得到信任。如果凡事被动等待,消极应对,不反馈不汇报,擅自行动,则容易给上司留下坏印象,遭弃用。人在职场,切要重视请示与汇报,因为这是和上司沟通的主要渠道。若然每次事先做足准备,把请示和汇报做到得体到位,上司对你的认同就会逐步加深,你在日后的工作中就可不断积累信任的资本,打造出职业发展的通途。

本文首发自《人力资源》杂志


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