首页人力资源 培训发展 跨部门沟通太难?终于找到方法了

跨部门沟通太难?终于找到方法了

核心提示:有时候,HR与业务部门打交道,最感头痛和无助:他们偶尔支持一下HR的工作,但大多数时候都在质疑HR在干什么?没有你们,我们也一样。没有问题的时候,他们不愿意接受HR的建议,有问题时会把问题全部推给HR,认为这都是HR的问题……

有时候,HR与业务部门打交道,最感头痛和无助:他们偶尔支持一下HR的工作,但大多数时候都在质疑HR在干什么?没有你们,我们也一样。没有问题的时候,他们不愿意接受HR的建议,有问题时会把问题全部推给HR,认为这都是HR的问题……

这中间可能有业务部门的理解问题,但这种问题和结果的产生与HR没有沟通到位也有关系。基于此,HR有必要提高跨部门沟通的能力,之后有些问题可能就迎刃而解了。

沟通障碍的根源在哪里

分工不同,思维模式自然不同

分工和思维方式的不同,是部门之间沟通不畅的最主要的原因。目前,几乎所有企业的组织结构设计都是根据组织职能的实现来划分的,这就决定了每个部门的职能职责、部门目标是不同的,部门管理者必然只会着眼于自己部门职能的实现,而忽略了其他部门的职能。

部门之间对工作职责不了解

来看看下面的情形你们有没有遇到过:某日,HR部门发布修改各岗位职务说明的通知,要求各部门负责人组织对本部门所有职务说明书进行修订,于本月30日前完成。结果到了30号,HR部门催了好几遍之后,各部门才陆续交上来,但很多部门几乎没有变动,完成情况远远低于HR部门的要求,于是HR部门开始抱怨公司跨部门沟通真难。

HR在抱怨别的部门不配合HR部门工作时,有没有反思过自己在组织此类事情时是否站在各部门的角度想过,他们知道什么是岗位说明书么?他们是否知道岗位说明书修订要点在哪里?等等。所以,很多时候各部门不配合HR部门工作或者配合质量较差,其实很大一部分原因是业务部门对人力资源管理工作具体推进方法与思路不明白,而不是不配合。

沟通方式及接受程度不同

由于各部门管理者性格差异较大,领导风格与管理方式肯定也是存在差别的,沟通方式必然不同,这也是影响部门间沟通的影响因素。不可否认,在日常工作中确实存在某两个部门领导脾气不对路,交谈三分钟就要争吵的现象,这就需要HR部门充当“润滑剂”。如果是HR与这样的部门领导沟通,更要讲究说话的技巧和方式了。

其实,跨部门沟通机制的建立,对于HR提高自我工作的效率,也有重要的意义,HR想要做好跨部门沟通的协调工作,就要从自身做起。

从HR自身做起加强跨部门沟通

不少HR感觉自己工作辛苦,很大程度上是因为他们的工作没有充分获得企业内其他部门领导者的认同和支持,这其中自然存在不少主客观原因,但最重要的原因是HR过于关注自身业务工作领域,强调人力资源工作的专业性与法律性,却忽略了同其他部门进行沟通协作,自然也会缺少充分的工作开展基础。

人力资源部门是为了帮助企业提升整体生产运营绩效而设置的。如果从老板到各个部门管理者都没有重视HR的工作,很大原因就在于他们没有看到人力资源管理部门对利润的贡献。这时,人力资源部门应将工作做到前面,最大化体现部门对公司的价值。此外,HR必须及时主动地搭建部门间的平台,了解他们的需求和困难,及时对关键部门给出支持。

须知,HR最重要的工作之一,就是协助高层,搭建企业内跨部门的沟通和协作平台,为此,HR必须先放正自己的位置,不仅仅局限在某一个部门领域,而是更多关注企业整体利益。

例如,新员工入职培训这一工作,按照普通公司的HR制度,必须要在入职之前进行岗前培训,完成岗前培训之后才能上岗。然而,业务部门此时正因为市场需求而急于用人,他们并不希望先培训后上岗,矛盾也因此产生了。在HR看来,入职前先培训是必须的,因为这既是现实需要,也是企业执行制度的必然。但问题恰恰出现在这里,由于缺乏足够的跨部门沟通意识,用人部门的需求没有适当表达,结果HR仍在按部就班地进行新员工培训时,其他部门内部可能已经怨声载道了。

事实上,如果HR能够加强跨部门沟通意识,懂得站在企业整体利益看待这个问题,例如,入职培训可以轮换进行,让一部分新员工先进入工作岗位学习实际操作,另一部分新员工接受培训;或者直接让所有新员工上岗,等市场进入淡期再进行培训;即使必须先接受培训,也可以通过沟通,让用人部门意识到这是企业整体利益所决定的,缓解和消除他们对培训的不满……无论如何,HR必须要主动加强与部门间的沟通,而不是坐等问题恶化。

遵守跨部门沟通的原则

在跨部门沟通开始之前,HR必须要掌握好典型的基本原则,然后再将这些原则通过培训引导,推广到整个企业不同部门的领导层面,只有经过准备,无障碍的跨部门沟通才可能实现。

沟通前做好事先准备

在和其他部门的同事讨论问题之前,不要毫无准备一时冲动就前往,这样很容易造成矛盾,也难以达到想要的目标。

HR在和其他部门领导沟通之前,有下面几个问题必须找准答案:

——你希望对方帮你完成什么事情?

——完成这件事情,对于对方有什么部门利益?

——你认为对方为此会要求你做什么?

——如果对方不同意该做法,是否有其他备选的方案?

——如果双方没有达成共识,你会选择怎样的做法?对方又会选择怎样的做法?

带着这些问题的答案去开展跨部门沟通,HR才是真正有备而来,这显然比仓促进行的沟通有更多成功的可能。

了解其他部门

跨部门沟通之所以看起来很困难,很大原因在于彼此缺乏了解,甚至在于部门“语言”不通。举例来说,营销部门内部平时所使用的是同一套语言,他们非常清楚围绕本部门应该遵循怎样的规则、实现怎样的目标和期望,同样,在财务部门、生产部门、后勤部门、人力资源部门等,自身也都有一套专门的语言和思维模式。

为了真正做到跨部门沟通,HR就要在平时积极了解各部门内部的语言和思维习惯,摸清他们在面对问题时的想法与表达特点,并能够分门别类地总结出其各自存在的优势和弊端。同时,HR还要创造机会,让不同部门的领导能经常带着本部门特色的语言和思维进行集体沟通交流,让每个部门都能提前熟悉其他部门,站到对方的立场思考。

多打造共同目标

不仅在人力资源部门和其他部门之间,企业中每个部门都会存在不同程度的合作、竞争关系。合作关系是否能够形成,其关键在于是否拥有共同的目标,HR可以尽量多地创造出包括各部门的共同目标,然后一起努力,这样就算出现竞争和争执,其基调依然是统一的,自然也能够形成良好沟通。

为了创造出尽可能连接多部门的共同目标,HR需要弄清楚下面三个问题:这些部门之间,能够形成什么样的共同目标?需要破除怎样的合作阻碍?创造共同目标需要怎样的资源?总之,HR要协助各部门,让彼此相互支持,然后推动共同目标的诞生。

来源:人力资源报


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