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我可能是个假HR……

核心提示:春节前堆积的工作,是否让你觉得时间不够用?恨不能把一天过成36小时的你,如何通过一些“特别”的方法,来提高工作效率,完成不可能的事?来看看优化时间4步法。

  如果可以取消“春节”,在开年工作的第一周,你一定想为该选项打上勾。从年前堆起的2017计划、人才池管理、绩效调整等一系列工作,全移到了这一周。望着案头一堆表格,再看看电脑里各位经理们催人的邮件,此刻你或许只有一句话——

  此刻的你,想必有这样的愿望:一天能过足36小时,才好把工资算出来、招聘简历筛出来。抱歉,时间并不想理你。但是如果你够自觉,能腾出一部分时间,比如用20%的上班时间来做最重要的工作,结果将如何?

  过去3年间,哈佛学院研究组一直在研究提高脑力劳动者工作效率的方法,结果发现答案异常简单:避免次要的工作或将其分配给他人,代之以增值性任务。研究发现,人们在不必要的任务上耗费了大量时间,而这些任务几乎不能带来任何个人成就感,因为往往换作他人也能完全胜任。比如,我们总认为在调薪的设置上,需要先由HR进行全盘战略考虑,控制一定数额后告知经理提报人数,其实我们可以反向行之,让部门经理先动。

  通过一些“特别”的方法,我们能提高工作效率,完成不可能的事:

  ●主动思考时间管理

  ●找出对自己和组织最重要的工作

  ●创造性地外包剩下的工作

  教你识别时间困境

  为了知道人们如何分配一天的时间,调查组采访了45位来自8个行业的39家企业员工。他们发现,即使那些最敬业、表现最突出的人也会将大量时间花在枯燥和毫无附加值的工作上,例如案头工作和组织的跨部门管理 (比如,会见其他部门的同事)。这些工作对员工而言,可产生的个人益处极少,对公司的价值也极低。

  导致这种现象的原因很多。大部分人都会被错综复杂的职责缠身。我们担心如果对一些工作放手不管,会让同事和老板失望。一位研究参与者表示,“我希望看上去很忙碌、效率很高;公司非常看重有团队精神的人。”而且在我们计划单中,那些不太重要的任务并非完全乏善可陈。任何进步,即使只发生在细微环节上,都能让我们获得一种更投入、更满意的感觉。虽然将开会视为浪费时间的斥责之声众多,但这种方式却为人们提供了彼此交流和合作的机会。

  优化时间4步法

  “识别低价值任务”

  通过评估工具,在每天的工作中我们可以找出:

  ●对人才储备或目前公司不太重要的工作

  ●相对容易放弃、委派或外包的工作,如劳务派遣等

  研究发现,人们至少有1/4的工作同时属于以上两种类型,而我们可以将低价值任务归成三类:速毙类 (可以立即放手并且不会带来负面效果的任务);可卸载类(无需费神就能下达给他人的任务)和需重新规划类 (需要进行架构重组或大变更的任务)。研究参与者发现,这个方法使我们不得不仔细反思自己对组织的真正贡献。“我会退一步问自己当初是不是应该接手这个任务?能不能把它交给下属?下属能否胜任?”来自法国巴黎银行人资高管约翰·巴尔谢查说道:“这样我能分辨出哪些工作对银行或对我而言具有价值,哪些工作我们压根不应该劳神。”另外一位参与者说:“我发现自己应该做的一个重大改变就是早早地拒绝低价值任务,从头就不参与其中。”

  “卸下包袱”

  很多HR有一个共识——提高自我的专业素养,尽量少打扰直线部门。实际上这并不是最高效的工作方式,将工作委派他人是一种很好的沟通。比如,我们提供绩效管理工具,但是实际的打分工作由各部门自行完成。一开始往往最难,但最终效果却很好。一位接受调查的管理者说,他总在不断担心交出去的工作结果会怎样,另一位则说他的问题是总忘记“督促、鼓励和跟踪”。在管理者将2%-20%的工作委派他人后,团队和个人成绩未见任何下滑。“我一开始高估了其他员工的能力,但慢慢地,进展变得越来越顺利,即使任务只完成了一部分也能让我非常振奋。”一位受访者说。这样做的额外好处是级别较低的员工能获得更多的参与机会。

  “规划省出的时间”

  除了移交工作,接下来需要找出能够最大程度优化省出时间的方法。写下两到三件应做但未做的事,记到本子上,并评估在时间利用上是否能更加高效。通过以上方法,一些研究参与者表示现在可以提前下班,享受与家人的相聚时光了。这不仅让他们变得更快乐,而且可以提高第二天的工作效率。不幸的是,另一些参与者表示,他们省出的时间很快就被一些意外情况侵占。

  “坚持计划”

  虽然我们提出的计划,比如裁员或降薪以及培训,是一个需要我们全权追踪的项目,但把它分享给老板、同事或导师同样非常重要。我们应该告诉他们放弃了哪些任务和放弃的原因,另外最好隔几周就与他们分享下收获。如果不这么做,我们很容易倒退到最初的状态,重返以前的坏习惯。

 

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