首页人力资源 动态分析 HR“被安排”很无奈:可怕,老板让我兼行政工作

HR“被安排”很无奈:可怕,老板让我兼行政工作

核心提示:在很多人眼里,行政工作在一个公司里就是打杂的、含金量远不如HR工作,但需要明确的是,做行政很难。行政工作不是简单的打杂,不要看轻行政工作。市场上,好的人力总监易得,好的行政总监难求。

@趣多多:我在公司负责人事工作,最近行政离职,老板为了节约成本,将行政工作直接交给我负责。行政工作虽然不多但非常烦琐,每天都是处理一些鸡毛蒜皮但又十万火急的杂事。一心想在人事上好好发展,可是行政工作加过来后,感觉工作重心都变了,也没精力钻研原本的工作,每天的时间都花在事务性工作上。好几个月过去了,感觉心里还是无法说服自己接受行政工作。

干好行政不简单

在很多人眼里,行政工作在一个公司里就是打杂的、含金量远不如HR工作,但需要明确的是,做行政很难。行政工作不是简单的打杂,不要看轻行政工作。市场上,好的人力总监易得,好的行政总监难求。

举个例子:

明天,有重要的客户要来公司做尽职调查,需要行政做好从早到晚一系列会议、用餐等安排。行政负责人做了以下工作:

◎协调公司各业务部门,告知大家明天公司会有重要会议安排,一楼、三楼的大会议室行政部要征用,语气温柔,晓以利害,得到各业务部门的支持。

◎预约好明天一天的视频会议,安排IT工程师调试设备,确保北京总部与深圳、重庆、硅谷、纽约之间视频信号通畅,设备没有问题,以便尽职调查视频会议室技术设备都可以支持,来做尽职调查的公司可以实时跟深圳、重庆、硅谷、纽约的同事进行交流。

◎将会议安排更新给深圳、重庆、硅谷、纽约办公室同事,提醒各位相关同事根据尽调清单准备好相关文件,并排开时间按会议议程安排准时参会。

◎今晚外地合伙人到京、尽调公司到京,安排司机接机并告知司机预定好的酒店。

◎用餐安排:通知送餐公司,明天中午安排工作餐盒饭——按照餐标确定菜单;晚餐在外面餐厅用简餐,用餐餐厅位置预定。

◎会议资料打印:通知北京公司各支持部门、各项目团队,打印相关项目资料,明天参会时携资料参会。

就会议一项工作来看,好的行政管理支持工作,不仅可以提升自己在公司的人气,最重要的是可以跟各个部门搞好关系。毕竟行政是做后勤服务、支持的,服务提供好了,客户满意度自然就高,业务部门在支持工作方面——比如支持内部培训出讲师、候选人内部推荐方面会给予方便。提前积累行政管理经验,职业发展到高层也不会有外行领导内行之嫌。

可实现管理模块化

很多做行政的小伙伴认为人力资源好,有含金量。殊不知,行政也可以模块化管理。

一般流行做法是把行政工作分为如下几个模块:

会务外联管理模块:秘书(助理)服务、会议管理、公文撰写、公共关系等;

资产采购管理模块:资产管理、采购领用、办公设备管理等;

文印资质管理模块:发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等;

档案资料管理模块:档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等;

流程制度管理模块:流程建设、制度管理、经营计划等;

后勤安保管理模块:车辆管理与调配、安全管理、订餐(食堂)管理、装修管理、工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生事务、接待预定服务、报刊信函收发等。

其实具体怎么分,仁者见仁,智者见智。大多公司行政部没有这么多的工作内容,但是,完全可以作为行政负责人把公司的行政工作模块化、流程化、制度化。不善总结、复盘,永远只能是做重复性的工作,难以在本质上提升自己的工作水平。行政工作态度是第一位的,但是该有的结构性思维是更重要的。

为职涯增设加分项

如果自己对自己的职业生涯有要求、有规划,收起自己的抱怨,安心自己的工作——先把公司的行政、人力工作都做好,积累经验。

老板既然让你来负责行政工作,如果做得好,而且也在管理上对行政、人力工作进行了梳理,使这两方面工作都模块化、流程化、制度化,相信升职、加薪指日可待。如果你在行政、人力方面都做得很好,相当于在同一时间内,你积累了人力、行政两个方面的工作经验。将来有一天,当有的公司对候选人的要求是要有行政、人力管理经验的时候,这段经历将会成为加分项。对于单纯只有HR工作经验的候选人来说,这种机会只能擦肩而过了——这就叫“穿别人的鞋,走自己的路,让别人无路可走吧”。

来源:人力资源报


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